Ancora oggi è molto diffusa l’idea che uno studio notarile possa trasmettersi di padre in figlio e che quindi, per recuperare un "vecchio" rogito, basti ricercare un Notaio che, dallo stesso cognome, possa essere il figlio o un parente del Notaio dell'epoca.
Tale presupposto è tuttavia errato in quanto, essendo la professione notarile una professione "di Stato", nel momento in cui il Notaio cessa la Sua professione, muore, o semplicemente si trasferisce in altra sede, inerviene la Pubblica Amministrazione, che ritira tutti i fascicoli e li conserva per 100 anni, consegnandoli poi successivamente all’Archivio dello Stato affinché siano conservati per l'avvenire.
L'AMMINISTRAZIONE DEGLI ARCHIVI NOTARILI
L'amministrazione degli archivi notarili costituisce un’unità del Ministero della Giustizia, che ha tra i propri principali compiti istituzionali:
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il controllo del corretto svolgimento della funzione notarile
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la conservazione degli atti dei notai cessati e di altri documenti negoziali
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la pubblicazione dei testamenti
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il rilascio di copie degli atti conservati
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la gestione del Registro generale dei Testamenti.
il controllo del corretto svolgimento della funzione notarile
il controllo del corretto svolgimento della funzione notarile
la conservazione degli atti dei notai cessati e di altri documenti negoziali
la conservazione degli atti dei notai cessati e di altri documenti negoziali
la pubblicazione dei testamenti
la pubblicazione dei testamenti
il rilascio di copie degli atti conservati
il rilascio di copie degli atti conservati
la gestione del Registro generale dei Testamenti.
la gestione del Registro generale dei Testamenti.
LA CONSERVAZIONE DEGLI ATTI NOTARILI
Gli atti che il notaio "riceve" e stipula vengono conservati nel suo studio fino a quando il professionista stesso svolge la propria attività nel distretto notarile al quale è "assegnato" per lo svolgimento della Sua funzione e del Suo Ministero.
Il "distretto notarile" è l'ambito territoriale entro il quale il Notaio può esercitare le proprie funzioni ed ognuno di essi comprende un determinato numero di sedi alle quali vengono assegnati i notai.
Quando il notaio cessa definitivamente dall'esercizio ovvero si trasferisce in una sede di altro distretto notarile, gli atti che prima erano conservati nel Suo studio, vengono depositati presso l'archivio notarile del distretto ove il Notaio stesso esercitava la sua fuznione.
(Oltre a quanto sopra, negli archivi notarili sono altresì conservate le copie degli atti pubblici e delle scritture private autenticate e gli atti privati originali, trasmessi dagli uffici del registro decorsi dieci anni dalla registrazione).
Decorsi 100 anni dal deposito, tutti gli atti e i documenti conservati, con cadenza decennale, per essere custoditi vengono trasferiti negli archivi di Stato.
Pertanto, chiunque debba richiedere la copia di un atto notarile stipulato da un notaio deceduto o trasferitosi presso altra sede, oppure che ha semplicemente terminato la propria attività, deve quindi recarsi presso l'Archivio notarile nel quale sono stati depositati gli atti di quel notaio.
IL REGISTRO GENERALE DEI TESTAMENTI
Il Registro generale dei Testamenti tutela e garantisce al testatore che le sue ultime volontà vengano "eseguite" ed aiuta gli eredi nella ricerca di eventuali testamenti.
Attraverso la sua consultazione infatti, il Registro generale permette all'utente interessato di conoscere se una persona deceduta ha fatto testamento (in Italia o all'Estero), ed il luogo in cui l'atto di ultima volontà è custodito.
Riguardo ai testamenti olografi depositati a titolo fiduciario presso un notaio, c'è da precisare che gli stessi non sono iscritti nel Registro Generale fino alla eventuale pubblicazione.
Durante la vita del testatore non può essere rilasciato a nessuno alcun certificato, nè può essere fornita alcuna notizia, neanche sulla esistenza o meno di eventuali disposizioni testamentarie stesse.
Dopo la morte del testatore invece, coloro che potrebbero averne nteresse, possono richiedere un certificato cumulativo di tutte le iscrizioni presenti nel Registro.
